Trong bối cảnh hiện nay, hợp đồng và chữ ký điện tử càng ngày trở nên phổ biến với nhiều công dụng tối ưu cho cả hai bên. Vậy, làm thế nào để ký hợp đồng bằng chữ ký số đúng quy định. Để giúp quý khách hàng hiểu thêm về cách ký hợp đồng bằng chữ ký số, Công ty luật Taslaw xin gửi tới quý khách hàng bài viết hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đúng quy định.
1. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số – trực tiếp trên phần mềm
1.1. Nhận hợp đồng và ký
Quy trình này gồm 03 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập
-
Để đăng ký, cá nhân người ký đăng nhập tài khoản điện tử đã đăng ký trước đó.
-
Nếu chưa có tài khoản, người ký cần tạo tài khoản trên hệ thống phần mềm.
Bước 2: Đọc và kiểm tra hợp đồng.
Bước 3: Ký hợp đồng
-
Sau khi kiểm tra kỹ nội dung và thông tin hợp đồng, nhận thấy hợp đồng đã người dùng click chọn nút “ký ngay” để ký hợp đồng.
-
Người ký chọn “bắt đầu ký” và ký trong vùng xanh là khoảng không gian cho phép ký.
-
Người ký chọn “Hoàn thành” để hoành thành việc ký và lưu lại hợp đồng.
1.2. Tự ký vào hợp đồng của mình
Việc tự ký vào hợp đồng giúp người ký có thể tự ký online trên hợp đồng, các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tiến hành tải hợp đồng.
-
Sau khi đăng nhập vào chương trình phần mềm, người ký vào trang chủ và tải hợp đồng cần ký lên.
-
Sau khi lựa chọn và tải thành công hợp đồng, người ký click vào lựa chọn “chỉ tôi ký” và nhấn ký ngay.
Bước 2: Ký hợp đồng
-
Người ký đưa chữ ký tới vị trí mong muốn, phần mềm sẽ tự động điền chữ ký vào vị trí đã mong muốn.
-
Người ký chọn “hoàn thành” để lưu lại hợp đồng sau khi ký xong.
2. Cách ký hàng loạt hợp đồng bằng chữ ký số
Bước 1: Đăng nhập
Bước 2: Tìm và kiểm tra hợp đồng
-
Người ký chọn mục “quản lý hợp đồng” và chọn các hợp đồng cần ký.
-
Sau khi lựa chọn các hợp đồng cần ký, người dùng click nút “Ký hàng loạt” để ký hợp đồng.
-
Sau khi ký, phần mềm sẽ tự động điền chữ ký vào từng hợp đồng.
-
Người dùng kiểm tra lại các hợp đồng đã được ký và thực hiện ký lại nếu có lỗi, sai, muốn sửa lại chữ ký hoặc cần ký lại.
3. Ký hợp đồng qua email
Một phương thức ký hợp đồng khác không cần đăng nhập trên phần mềm đó là ký hợp đồng qua email. Người soạn hợp đồng sẽ gửi mail cho người cần ký. Để ký hợp đồng theo phương thức này.
Người ký thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ email.
-
Để xem và ký hợp đồng, người ký cần truy cập và tài khoản email cá nhân được nhận hợp đồng.
-
Người ký ấn chọn mở hợp đồng điện tử cần ký tại Hộp thư đến, nhập mật khẩu mở khoá hợp đồng nếu có và tiến hành kiểm tra thông tin hợp đồng trước khi ký.
Bước 2: Tiến hành ký hợp đồng.
-
Sau khi kiểm tra thông tin hợp đồng, nếu hợp đồng đã có đầy đủ, chính xác các thông tin như hai bên đã thoả thuận, người dùng click chọn “Bắt đầu ký.”
-
Người dùng thực hiện ký tại vùng xanh đã thiết lập sẵn và điều chỉnh chữ ký cho phù hợp.
-
Người ký click vào nút “hoàn thành” để lưu lại hợp đồng.
Trong trường hợp hợp đồng có sai sót, nội dung chưa đảm bảo hoặc trái với thoả thuận, người ký có thể click vào “từ chối ký” hợp đồng.
4. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số từ xa
Hợp đồng bằng chữ ký số từ xa được quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật tại thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông, các bước thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Lựa chọn hợp đồng cần ký
Sau khi đăng nhập trên hệ thống, người ký cần tìm kiếm và lựa chọn hợp đồng hợp đồng cần ký. Hợp đồng được chọn là hợp đồng yêu cầu chữ ký điện tử. Sau đó, người dùng chọn “ký ngay.”
Bước 2: Ký hợp đồng
-
Sau khi kiểm tra nội dung hợp đồng cũng như yêu cầu về chữ ký, người dùng thực hiện thao tác ký hợp đồng.
-
Người ký click chọn “Bắt đầu ký” sau đó ký trong vị trí được chỉ định và chọn “hoàn thành.”
-
Sau khi ký, phần mềm sẽ thông báo yêu cầu lựa chọn chứng thư số, lúc này người ký cần chọn chứng thư theo mong muốn.
-
Cuối cùng, người ký cần xác thực thông qua các hình thức như: xác thực khuôn mặt, vân tay hoặc mật khẩu.
-
Trong trường hợp hợp đồng chưa đúng theo thoả thuận hoặc chưa đáp ứng yêu cầu về nội dung, hình thức, người ký có quyền lựa chọn từ chối ký hợp đồng.
5. Thủ tục cơ bản khi đăng ký chữ ký số cho tổ chức, doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký chữ ký số bao gồm:
Bước 1: Chuẩn bị trước khi đăng kí
- Để đăng ký chữ ký điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có giấy phép của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định.
Hồ sơ bao gồm:
-
Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. (có công chứng)
-
Bản sao giấy đăng ký thuế của doanh nghiệp. (có công chứng)
-
Giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật. (Chứng minh thư, căn cước công dân, hộ chiếu)
Bước 3: Cung cấp chữ ký
- Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
6. Tư vấn sử dụng chữ ký số ở đâu uy tín nhất tại TasLaw
Tại TasLaw, với đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, có kiến thức và trình độ chuyên môn cao, chúng tôi cung cấp các dịch vụ liên quan đến tư vấn sử dụng chữ ký số, hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số, tư vấn thủ tục đăng ký chữ ký số cũng như các thủ tục liên quan đến chữ ký số theo quy định của pháp luật.
Quý khách quan tâm dịch vụ vui lòng liên hệ:
Công ty Luật TNHH T.A.S
Địa chỉ: Số 4 ngách 56 ngõ 1 Đại Linh, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 0944 993 480
Email: taslawcompany@gmail.com
Website: https://taslaw.vn