Trong nền kinh tế đang ngày càng phát triển nhanh chóng, việc giao kết hợp đồng truyền thống đang dần được thay thế bằng các loại hợp đồng điện tử. chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử là hành lang pháp lý cần thiết để các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng và triển khai. Qua bài viết dưới đây, TASLAW sẽ cùng các bạn tìm hiểu các quy định về chữ ký điện tử trong hợp đồng theo pháp luật hiện hành.
1. Chữ ký điện tử trong hợp đồng là gì?
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử và kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Thông điệp dữ liệu được xem là có hiệu lực và giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
Nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đấy đáp ứng được các điều kiện sau đây:
-
Việc tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và xác nhận sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
-
Việc tạo chữ ký điện tử là đủ uy tín, phù hợp với mục đích hợp đồng được lập và gửi đi.
Khi pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

3. Phân loại chữ ký điện tử
3.1. Chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Các bên sử dụng một nền tảng và thiết bị chuyên dụng được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng; chữ ký số được tạo ra sau đó được chèn vào hợp đồng cần ký dưới dạng điện tử.
3.2. Chữ ký scan
Hợp đồng được in ra từ tệp dữ liệu điện tử và người đại diện ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký thường; và hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử bằng cách quét hình (scan) và bản quét hình của hợp đồng đã ký, sau đó gửi đi bằng thư điện tử.
3.3. Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là chữ ký được ký tay bời người ký, sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn hình ảnh đó vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng; và tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng (có chữ ký bằng chữ ký hình ảnh trên hợp đồng điện tử đó) được gửi đi bằng thư điện tử.
4. Những trường hợp được phép sử dụng chữ ký điện tử
Các cá nhân hoặc doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng chữ ký số để giao dịch với các cơ quan, tổ chức của nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký thành lập doanh nghiệp, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, bổ sung ngành nghề kinh doanh, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội, kê khai và nộp thuế điện tử, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp mà không cần phải đến trực tiếp đến cơ quan nhà nước nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc, thủ tục đơn giản.
Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan có thể sử dụng chữ ký số để làm công cụ bảo mật các email của mình để thực hiện việc trao đổi các thông tin, giấy tờ an toàn, nhanh chóng.
Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong các trường hợp giao dịch điện tử, bảo đảm tính pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật như khi ký kết hợp đồng của các chủ thể.
5. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
-
Được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực, kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
-
Được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng;
-
Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

6. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử
Trong giao kết hợp đồng điện tử, quy trình cơ bản để ký kết hợp đồng điện tử có sử dụng chữ ký số thường bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Bên gửi soạn thảo hợp đồng, sau đó mã hoá hợp đồng bằng phần mềm (hàm băm). Quy trình này thường được gọi là quy trình rút gọn hợp đồng
Bước 2: Bên gửi tiến hành tạo chữ ký số từ bản rút gọn của hợp đồng bằng cách sử dụng khoá bí mật của mình Hai bước này thường được gọi là quá trình ký số.
Bước 3: Để đảm bảo bí mật về nội dung hợp đồng và chữ ký số, bên gửi tiến hành mã hoá hợp đồng và chữ ký số vừa tạo bằng khoá công khai của bên nhận Sau đó, gửi hợp đồng và chữ ký số đã được mã hoá qua Internet đến người nhận.
Bước 4: Người nhận tiến hành mở mã hóa hợp đồng bằng cách sử dụng khoá bí mật của mình để giải mã thông điệp nhận được. Điều này đảm bảo chỉ duy nhất người nhận mới được mở thông điệp và chữ ký số của người gửi. Khi đó, người nhận sẽ có trong tay hợp đồng và chữ ký số của người gửi. Tiếp theo, người nhận tiến hành xác minh tính toàn vẹn nội dung của hợp đồng và chữ ký số.
Bước 5: Người nhận rút gọn hợp đồng và nhận được bản rút gọn thứ nhất, tiếp đó, người nhận tiến hành giải mã chữ ký số bằng khoá công khai của người gửi và nhận được bản rút gọn thứ hai.
Bước 6: Người nhận tiến hành so sánh hai bản rút gọn này, nếu hai bản đó giống nhau chứng tỏ sự toàn vẹn của hợp đồng và chữ ký số là của người gửi.
7. Chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử có bắt buộc hay không?
Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận về chữ ký điện tử trên hợp đồng (khoản 1 Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử 2005):
a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Theo quy định trên, các bên tham gia ký kết hợp đồng được phép thỏa thuận về việc sử dụng chữ ký điện tử. Trong trường hợp khách hàng không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

8. Tư vấn về Chữ Ký điện tử trong hợp đồng tại TasLaw
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ tư vấn, soạn thảo các loại hợp đồng được pháp luật Việt Nam quy định cho khách hàng, Taslaw tự tin vào chất lượng dịch vụ và chuyên môn của đội ngũ, nhân viên. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng hoàn thiện Hợp đồng điện tử và theo yêu cầu một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Quý khách quan tâm dịch vụ vui lòng liên hệ:
Công ty Luật TNHH T.A.S
Địa chỉ: Số 4 ngách 56 ngõ 1 Đại Linh, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 0944 993 480
Email: taslawcompany@gmail.com
Website: https://taslaw.vn